Засади використання автоматизованої системи документообігу Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Надвірнянського районного суду

Івано-Франківської області

від 29 січня 2016 року № 2

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області

Із змінами, внесеними рішенням зборів суддів

від 02.08.2022 № 9

від 08.12.2022 № 12

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області розроблені на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 2 квітня 2015 р. № 25 (із змінами (далі – Положення), не можуть суперечити його нормам та визначають особливості функціонування автоматизованої системи документообігу у даному суді.

1.2. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді, голови суду про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.3. У Надвірнянському районного суду Івано-Франківської області як місцевому загальному суді використовується комп’ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

1.4.  Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді, здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з ДСА України.

1.5. Використання ЕПЦ уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис».

2. Розподіл судових справ між суддями

2.1. Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами та в порядку, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

У суді може застосовуватися:

автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

повторний автоматизований розподіл судових справ.

Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області.

2.2. Автоматизований розподіл судових справ  між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматичного розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення народних засідателів, які внесені до списку.

2.3. Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій справ визначається зборами суддів Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області. Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

Кримінальні провадження або кримінальні справи про обвинувачення неповнолітніх осіб розглядають судді, уповноважені зборами суддів Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області.

Слідчі судді, до повноважеь яких належить здійснення у порядку передбаченому КПК України судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні обираються зборами суддів Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області.

2.4.  Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації. У разі якщо на момент автоматизованого розподілу судової справи зборами суддів відповідного суду не визначено склад колегій суддів, після визначення автоматизованою системою головуючого судді визначається склад колегії суддів згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення.

Якщо суд розглядає справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді (суддів), що вибули.

У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

2.5. У разі задоволення відводу або самовідводу судді або всього складу суду (якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів).

2.6. У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо), за винятком можливості передачі таких раніше визначеному судді (слідчому судді), здійснюється зборами суддів. Якщо збори суддів є неповноважними, то розподіл зазначених вище судових справ, здійснюється головою суду.

2.7. Судові справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі та вихідні дні (підлягають невідкладному розгляду), за винятком можливості передачі таких раніше визначеному судді (слідчому судді), визначаються відповідно до встановленого порядку (графіку) чергування суддів, який видається наказом голови суду на кожний місяць окремо.

2.8. У суді встановлюються коефіцієнти, які враховуються під час автоматичного розподілу справ. Зокрема, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, становить: для головуючого одноособово (у складі колегії) – 1; для голови суду, який обіймає адміністративну посаду – 0,6.

2.9. Справи про адміністративні правопорушення, які надійшли до суду після доопрацювання (дооформлення) автоматизованому розподілу не підлягають і передаються раніше визначеному судді.

У разі відсутності раніше визначеного у справах про адміністративне правопорушення, які надійшли до суду після доопрацювання (дооформлення) в період перед відпусткою (коли справи не розподіляються), перебування судді у відпустці, на лікарняному, у відрядженні, закінчення (припинення) повноважень судді з відправлення правосуддя з визначених законом підстав, звільнення судді з займаної посади – здійснювати автоматизований розподіл цих справ про адміністративні правопорушення, які надійшли до суду після доопрацювання (дооформлення) на загальних підставах за модулем випадкового призначення.

2.10. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа в день їх реєстрації.

У разі відсутності раніше визначеного у вказаних судових справах головуючого судді (у період відпустки судді; в дні перебування судді у відрядженні; під час тимчасової непрацездатності судді; у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду) – такі судові справи підлягають розподілу в день їх реєстрації шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді і фактично передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді у перший робочий день після виходу його на роботу.

2.11. В період перед відпусткою, відрядженням, навчанням тощо раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

судові справи про перегляд заочного рішення;

судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 431 – 435, 442 (стаття 431. Звернення судових рішень до виконання; стаття 432. Виправлення помилки у виконавчому документі та визнання його таким, що не підлягає виконанню; стаття 433. Поновлення пропущеного строку для пред’явлення виконавчого документа до виконання; стаття 434. Мирова угода в процесі виконання; стаття 435. Відстрочення і розстрочення виконання, зміна чи встановлення способу і порядку виконання; стаття 442. Заміна сторони виконавчого провадження; підпункт 17.4 підпункту 17 пункту 1 розділу XIII Перехідних положень. Видача дубліката виконавчого документа) Цивільного процесуального кодексу України, статтями 374, 376 – 379, 382 (стаття 374. Виправлення помилки у виконавчому документі та визнання його таким, що не підлягає виконанню; стаття 376. Поновлення пропущеного строку для пред’явлення виконавчого листа до виконання; стаття 377. Примирення сторін у процесі виконання; стаття 378. Відстрочення і розстрочення виконання, зміна чи встановлення способу і порядку виконання судового рішення; стаття 379. Заміна сторони виконавчого провадження; стаття 382. Судовий контроль за виконанням судових рішень в адміністративних справах; підпункт 18.4 підпункту 18 пункту 1 розділу VII Перехідних положень. Видача дубліката виконавчого документа) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

заяви про відновлення втраченого судового провадження;

заяви про забезпечення позову, доказів.

У разі відсутності раніше визначеного у вказаних судових справах головуючого судді (у період відпустки судді; в дні перебування судді у відрядженні; під час тимчасової непрацездатності судді; у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду) – такі судові справи, заяви (клопотання) та матеріали підлягають розподілу в день їх реєстрації шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді і фактично передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді у перший робочий день після виходу його на роботу.

2.12.Відводи та самовідводи у справах про адміністративні правопорушення розглядати за правилами, передбаченими нормами Кримінального процесуального кодексу України

2.13. Рішення зборів суддів Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області, які регламентують роботу автоматизованої системи документообігу суду можуть включатись до складу Засад використання автоматизованої системи документообігу Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області.

2.14.У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів суду новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції.