Засади використання автоматизованої системи документообігу Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Надвірнянського районного суду

Івано-Франківської області

від 31 березня 2025 року № 2

Засади

використання автоматизованої системи документообігу

Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області

1 квітня 2025 року вводяться в дію

1. I. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області розроблені на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39 (із змінами) (далі – Положення) визначають особливості функціонування автоматизованої системи документообігу у цьому суді.

1.2. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді та присяжних;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді, голови суду про закінчення цих строків;

використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку електронних примірників судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку електронних примірників судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.3. У Надвірнянському районному суді Івано-Франківської області, як місцевому загальному суді використовується комп’ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

1.4. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді, здійснюються адміністратором автоматизованої системи.

1.5. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”.

2. Розподіл судових справ між суддями

2.1. Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами та в порядку, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

Визначення  судді  або  колегії  суддів  для  розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області.

Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи згідно визначеної Положенням кількості днів до початку відпустки, відрядження тощо (за наявності наказу голови суду), крім випадків передачі судової справи раніше визначеному судді, з урахуванням цих Засад та правил поєднання судових справ.

Подання заяви судді про надання відпустки менш як вказані дні, передбачені у Положенні до початку відпустки є підставою для зменшення фактичного періоду у який не здійснюється автоматизований розподіл справ судді.

Обмеження для розподілу справ з підстав перебування судді у відпустці проставляється у табелі обліку робочого часу невідкладно після підписання наказу про надання відпустки, який видається не пізніше наступного робочого дня з дня надходження заяви.

У разі хвороби або іншої надзвичайної події, суддя повинен невідкладно прийняти заходи щодо повідомлення про свою відсутність голову суду та працівника апарату суду, відповідального за ведення обліку робочого часу з вказівкою на причини та орієнтовний час відсутності на роботі.

2.2. Автоматизований розподіл судових справ  між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних.

У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване  визначення  присяжних,  які  внесені  до  списку, у кількості двох осіб.

2.3. Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ запроваджується зборами суддів Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

Кримінальні справи (провадження) щодо неповнолітніх розглядають судді, уповноважені зборами суддів Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області.

Слідчі судді (суддя), які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, визначеному процесуальним законом, обираються зборами суддів Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області.

Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ.

2.4.  Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації.

У разі якщо на момент автоматизованого розподілу судової справи зборами суддів не визначено склад колегій суддів, після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації.

2.5. У випадках знеструмлення  електромережі суду, вихід з  ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, вирішення  питання застосування  запобіжного  заходу  у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального  провадження,  клопотання  про  надання  дозволу  на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється на підставі рішення зборів суддів з дотриманням принципу черговості, спеціалізації, визначеної зборами суддів та з урахуванням правил передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.

З метою недопущення порушення строків розгляду справи повторному розподілу підлягають судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі: закінчення (припинення) повноважень судді з відправлення правосуддя з визначених законом підстав; звільнення судді з займаної посади; перебування судді у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами або у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; призов судді на військову службу; відсторонення судді від посади; відрядження судді; прийняття рішення про закінчення (припинення) відрядження судді; відрахування судді зі штату суддів тощо.

Порядок повторного розподілу судових справ, що залишились нерозглянутими суддею, вирішується на зборах суддів у кожному конкретному випадку.

2.6. Розгляд судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні (підлягають невідкладному розгляду), за винятком можливості передачі таких судових справ раніше визначеному судді (слідчому судді), здійснюється відповідно до встановленого порядку (графіку) чергування суддів, який встановлюється наказом голови суду на кожний місяць окремо.

2.7. У суді встановлюються коефіцієнти, які враховуються під час автоматизованого розподілу судових справ. Зокрема, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, становить: для головуючого судді одноособово – 1, для головуючого судді (колегіально) та членів колегії – 1.

Коефіцієнт адміністративної посади голови суду становить – 0,5.

Питання щодо застосування/незастосування коефіцієнту адміністративної посади вирішується на зборах суддів.

2.8. Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

У разі відсутності раніше визначеного у справах про адміністративне правопорушення, які надійшли до суду після доопрацювання в період перед відпусткою (коли справи не розподіляються), перебування судді у відпустці, на лікарняному, у відрядженні, закінчення (припинення) повноважень судді з відправлення правосуддя з визначених законом підстав, відрахування судді зі штату суддів, звільнення судді з займаної посади – здійснювати автоматизований розподіл цих справ про адміністративні правопорушення, які надійшли до суду після доопрацювання на загальних підставах за принципом випадковості.

Відводи та самовідводи у справах про адміністративні правопорушення розглядати за правилами, передбаченими нормами Кримінального процесуального кодексу України.

Заяви (клопотання) про роз’яснення судового рішення у провадженні про відвід (самовідвід) судді у справі про адміністративне правопорушення після їх реєстрації у реєстраційній картці вхідного документа і приєднання у прикріплені файли автоматизованої системи документообігу суду – передаються раніше визначеному судді.

2.9. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, а також заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом – передаються раніше визначеному судді, судове рішення якого скасовано чи у провадженні якого перебувала або перебуває судова справа в день їх реєстрації.

У разі відсутності раніше визначеного у вказаних судових справах судді (у період відпустки судді; в дні перебування судді у відрядженні; під час тимчасової непрацездатності судді; у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду) – такі судові справи підлягають розподілу в день їх реєстрації шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді і фактично передаються раніше визначеному у судовій справі судді у перший робочий день після виходу його на роботу.

2.10. В період перед відпусткою, відрядженням, навчанням тощо передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо:

заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

заяви про перегляд заочного рішення;

заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав цивільну та адміністративну справу;

зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

заяв про скасування забезпечення позову.

У разі відсутності раніше визначеного у вказаних судових справах судді (у період відпустки судді; в дні перебування судді у відрядженні; під час тимчасової непрацездатності судді; у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду) – такі заяви або клопотання, справи (матеріали) підлягають розподілу в день їх реєстрації шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді і фактично передаються раніше визначеному у судовій справі судді у перший робочий день після виходу його на роботу.

2.11. Рішення зборів суддів, які регламентують роботу автоматизованої системи документообігу суду можуть включатись до складу Засад використання автоматизованої системи документообігу Надвірнянського районного суду Івано-Франківської області.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.