Вивчення Положення про автоматизовану систему документообігу суду

 Голова суду доповів, що рішенням Ради суддів України  від «26» листопада 2010 року №

30 за  Погодженням  з Головою Державної судової адміністрації України  від  26  листопада 2010 року,  затверджено Положення про автоматизовану систему документообігу (далі Положення) суду.

Персональну відповідальність за функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду.

Положення визначає порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в  судах загальної юрисдикції (далі – автоматизована система), яка забезпечує об'єктивний та неупереджений розподіл справ між суддями з додержанням принципів черговості, рівної кількості справ для кожного судді, вірогідності, з врахуванням завантаженості кожного судді, спеціалізації, а також вимог процесуального закону, надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду справ, в яких вони є учасниками процесу, централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів, підготовку статистичних даних, реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, етапів її руху, видачу судових рішень та виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних, передачу справ до електронного архіву.

Положенням не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами.

            Положення  складається з 3 розділів: Загальні положення, Порядок функціонування автоматизованої системи та Прикінцеві положення.

Голова суду сказав, що автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді,  а саме: реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також  внутрішніх документів суду; взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду,  інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання; фіксування етапів проходження документів до їх передачі до електронного архіву, а також   передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої; реєстрацію процесуальних дій та документів у справі; контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та  інформуванням головуючого судді, судді-доповідача, голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків; використання ЕЦП для підписання документа, що набуває офіційного статусу; оперативний пошук справ та документів за їх реквізитами; індексацію документів та їх контекстний пошук; видачу судових рішень (копій) та формування виконавчих документів  на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі; зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі; відправку електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень; надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду справ; формування звітності суду про стан здійснення судочинства; виготовлення судових рішень, виконавчих документів, звітів тощо.

            Відповідно до вимог даного Положення суди  повинні забезпечити  своєчасне введення до автоматизованої системи достовірних даних і здійснювати контроль за своєчасним введенням до автоматизованої системи достовірних даних. Не менш важливим є забезпечення захисту інформації автоматизованої системи в суді та  інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи

            Для належного виконання своїх функціональних обов’язків пов’язаних з роботою в АС ДЗС,  користувачам повинні бути своєчасно надані (або позбавлені) права доступу до автоматизованої системи .

            Виступили :

Керівник апарату Надвірнянського районного суду Пинчук Д.Я., який сказав, що користувачами автоматизованої системи є всі працівники апарату суду та судді. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав  вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену  Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.  Користувачі автоматизованої системи також зобов'язані забезпечувати конфіденційність інформації.Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в кожному окремому суді визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату суду.

            Керівник апарату повідомив присутнім що Положенням чітко визначено порядок реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції та етапи її руху. Зокрема, вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи,  приймається  і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і  реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний,  документ у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та  руху документа. Дата реєстрації та вхідний номер документа,  що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації,  формуються автоматизованою системою автоматично.

Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях.

Щодо вихідного номеру документа що підлягає надсиланню, Пинчук Д.Я. сказав що він також автоматично формується автоматизованою системою і складається з  номера провадження у справі із зазначенням через дріб номера за порядком і  через дріб -  поточного року у справах щодо листування судових справ,а у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.

            Керівник апарату суду звернув увагу присутніх, що Положенням передбачено здійснення автоматичного розподілу судових справ, що здійснюється на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації. Автоматичний розподіл судових справ здійснюється у суді (у судовій палаті) протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів, крім випадків, передбачених законодавством. Судові справи підлягають автоматичному розподілу між суддями, які мають на час розподілу справ повноваження для здійснення процесуальних дій. Автоматичний розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів. Автоматичний розподіл судових справ між суддями у судах, у яких  відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.

Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматичному розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді призначається головуючий суддя, а в судах апеляційної та касаційної інстанцій – суддя-доповідач з числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності). Справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить призначений автоматизованою системою головуючий суддя або суддя-доповідач. Засади формування колегії суддів  визначаються зборами суддів відповідного суду з унеможливленням впливу на формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи.

            При автоматичному розподілі судових справ використовується та враховується така інформація:

 спеціалізація (за наявності); кількість судових справ, що надійшла на розгляд судді; кількість фактично відпрацьованого робочого часу (в днях);коефіцієнт складності категорій судових справ;коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи;категорія судової справи за загальним рядком відповідної форми звіту, що затверджується ДСАУкраїни, або загальним рядком класифікатора;наявність у судді повноважень для здійснення правосуддя на момент розподілу судових справ; наявність обставин, що виключають або не допускають повторної участі судді (складу суду) у розгляді судової справи відповідно до законодавства;наявність у судді допуску до державної таємниці;наявність у судді дозволу на розгляд судових справ з грифом "Для службового користування";відсоток справ, що підлягає розгляду суддею, в разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя.

Пинчук Д.Я. також сказав що спеціалізація суддів визначається рішенням зборів суддів відповідного суду.  

Автоматичний розподіл справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами відповідних категорій за поточний день.

Не розподіляються щодо конкретного судді  судові справи, що надійшли:

 за два місяці до закінчення повноважень судді;за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);за три дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів; у період відпустки судді;за один робочий день до відрядження та в дні перебування судді у відрядженні; під час тимчасової непрацездатності судді; а також в інших передбачених законом випадках,  у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, установлених законом. Усі зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

Судові справи, що надійшли з судів апеляційної чи касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи, підлягають повторному автоматичному розподілу на загальних підставах.

            Пинчук Д.Я. звернув увагу присутніх, що у випадку знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу сервера автоматизованої системи та інші умови, що впливають на безперебійність та функціонування автоматизованої системи повинні бути   зафіксовані актами, складеними в порядку, визначеному головою відповідного суду, із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії  відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для  їх усунення. Автоматичний розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення неполадок.

Пинчук Д.Я. говорив, що після автоматичного розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді, судді-доповідачу. Інформація щодо процесуальних дій та  судових рішень  вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

 У разі закінчення строку, встановленого для подання  апеляційної чи касаційної скарги (на судові рішення у судових справах, що розглядаються у порядку  кримінального судочинства), якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов'язків.

 Видача копії судового рішення (крім судових рішень у справах з грифом "таємно", "цілком таємно") здійснюється відповідно до процесуального законодавства. Копія судового рішення може бути виготовлена з оригіналу судового рішення, що міститься у судовій справі, або шляхом роздрукування електронної копії судового рішення, що міститься в автоматизованій системі,  та засвідчення її належним чином. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді.

Робота щодо наповнення та використання інформації в автоматизованій системі здійснюється після створення правових умов (видання керівником апарату суду наказів про визначення прав користувачів автоматизованої системи) та впровадження і налагодження програмно-технічних засобів для забезпечення функціонування підсистем на кожному робочому місці.

Вирішили :

Працівникам апарату суду детально вивчити  Положення про автоматизовану систему документообігу суду, для практичного застосування та уникнення непорозумінь в роботі.